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Einfach zum Spass!

Checkliste für die Durchführung einer Konferenz


Besprechungsziele, Vorgehen
  • Gewünschtes Ergebnis definieren (Information, Diskussion, Entscheidung)
  • Inhalte, Aussagen festlegen
  • Fragen, Entscheidungen formulieren
  • Chancen, Risiken abschätzen
Teilnehmerkreis
  • Teilnehmerkreis bestimmen (Muss-, Soll-, Kann-Teilnehmer)
  • Termin inkl. Ausweichtermin abstimmen
  • Teilnahme bestätigen lassen
  • Einladung inkl. Traktanden versenden
Veranstaltungsort, -zeit
  • Interne, externe Durchführung bestimmen (Störungsaspekt)
  • Veranstaltungsort festlegen
  • Verkehrswege, Verkehrssituation berücksichtigen
  • Beginn, Dauer und Ende der Veranstaltung festlegen
  • Anreisezeiten, Anzahl der Reisenden berücksichtigen
  • Hotelzimmer, Veranstaltungsräume reservieren
  • Bewirtung (Essenszeiten, Pausen) organisieren
Arbeitsmittel
  • Laptop, Beamer organisieren
  • Flipchart, Pinnwand bereitstellen
  • Moderatorenkoffer (Stifte, Papier, Nadeln) besorgen
  • Funktionstüchtigkeit Referenten-PC prüfen (allenfalls Software installieren)
  • Mikrofonanlage checken
  • Telefon-, Videokonferenz vorbereiten
Weitere Punkte
  • Referenten, Moderatoren festlegen
  • Aussagen abstimmen
  • Zeitbudgets vereinbaren
  • Tagesordnung zusammenstellen
  • Manuskripte verfassen
  • PowerPoint-Präsentation erstellen oder zuschicken lassen
  • Handouts für Teilnehmer in ausreichender Anzahl erstellen
  • Plots, Plakate, Bilder ausdrucken
  • Sitzordnung (Namensschilder, Karten) festlegen
  • Raum vor Beginn der Veranstaltung kontrollieren
Nachbereitung
  • Review, Reflektion der Besprechung
  • Besprechungsprotokoll erstellen
  • Besprechungsprotokoll an Teilnehmer und Verteiler schicken
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